Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring geeft informatie met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ESAS Groep (hierna: "ESAS", "wij", "ons", "onze"), bestaande uit: 

  1. ELBA INTERNATIONAL NV (ondernemingsnummer 0665.840.662)
  2. ESAS Automation BVBA (ondernemingsnummer 0891.694.076)
  3. ES@S Field Services BVBA (ondernemingsnummer 0810.973.250)
  4. ES@S Professional Services BVBA (ondernemingsnummer 0479.717.656)
  5. ESAS 3Services NV (ondernemingsnummer 0874.125.297)
  6. Esas Telecom NV (ondernemingsnummer 0880.735.551)
  7. ESAS Luxembourg SA (ondernemingsnummer B134402)
  8. ESAS 3Services BV (ondernemingsnummer KvK 53636988)
  9. Tikker BV (ondernemingsnummer KvK 17157921)

De verwerkingen vinden plaats in het kader van uw bezoek aan onze websites, uw klanten- of leveranciersrelatie met ons of uw communicatie met ons via onze websites, e-mail, telefoon, fax en sociale media. Deze Privacyverklaring geeft u ook informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u ons uw persoonsgegevens verschaft op beurzen of evenementen waarop wij aanwezig zijn.
Als u algemene informatie wilt over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken via cookies, sociale media plug-ins en trackingpixels, raadpleeg dan ons Cookiebeleid via de volgende link.

 

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK?

Samengevat: Wij, ESAS, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u onze websites bezoekt, met ons een overeenkomst afsluit of met ons communiceert.

  1. Wanneer u onze websites bezoekt, met ons overeenkomsten sluit als klant of leverancier of met ons communiceert, is ESAS Groep, Terbekehofdreef 24, 2610 Antwerpen, België, bestaande uit de hogergenoemde vennootschappen, verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  2. Voor al uw vragen betreffende onze verwerking van uw persoonsgegevens kan u bij onze functionaris voor gegevensbescherming terecht via e-mail: privacy@esas.eu.
     

2. WELKE SOORTEN PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Samengevat: Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens die op u betrekking hebben die u ons zelf via onze website of andere communicatiekanalen verstrekt.

1. Wanneer u onze websites bezoekt, verzamelen en verwerken wij: 

  • Technische informatie met betrekking tot het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem, en
  • Informatie met betrekking tot uw surfgedrag, zoals de tijd die u op een pagina spendeert, welke links u aanklikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u een bepaalde pagina bezoekt.

2. Wanneer u een contactformulier invult of contact met ons opneemt, verzamelen en verwerken wij:

  • De persoonlijke identificatiegegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, werkgever en functie;
  • De inhoud van het bericht en de technische details ervan (met wie van ons u communiceert, de datum, het tijdstip enz.);
  • Eventuele andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.

3. Wanneer u met ons een overeenkomst onderhandelt, afsluit en uitvoert, verzamelen en verwerken wij:

  • Uw persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, e-mailadres, werkgever en functie;
  • Uw handtekening;
  • Eventuele andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt gedurende de looptijd van de overeenkomst.

4. Wanneer u ons uw persoonsgegevens geeft op beurzen of evenementen waarop wij aanwezig zijn, verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • De basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie (d.w.z. wanneer dergelijke gegevens door u worden verstrekt of op uw visitekaartje worden vermeld);
  • Uw foto.
     

3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Samengevat: Wij verwerken uw persoonsgegevens om een aantal redenen, onder meer om u in staat te stellen onze websites te bezoeken en om met ons te communiceren. In dit artikel geven wij u een overzicht van alle redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken.
1. Wij verwerken uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

(a) Om u op een persoonlijke en efficiënte manier de gevraagde informatie, producten en diensten te kunnen aanbieden;

(b) Om statistische analyses uit te voeren en om onze websites en dienstverlening te kunnen verbeteren;

(c) Om de overeenkomst waarbij u of uw onderneming of werkgever partij is te kunnen verwerken en uit te voeren, met inbegrip van de administratie daaromtrent;

(d) Om onszelf en onze belangen te kunnen verdedigen in juridische procedures;

(e) Voor veiligheidsredenen en om misbruik te kunnen detecteren, te vermijden en te rapporteren; 

(f) Om elke derde op de hoogte te brengen in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of afsplitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd;

(g) Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en aan elk geldig verzoek van politie, gerechtelijke of overheidsinstanties.
 

4. WAT MAAKT DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS RECHTMATIG?

Samengevat: De wet verplicht ons te verduidelijken op welke juridische grond wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken (bijv. uw toestemming). In dit artikel geven we per doel aan, zoals hierboven vermeld, welke rechtsgrond we gebruiken. 

  1. De wetgeving inzake gegevensbescherming vereist dat wij u nauwkeurig aangeven op welke juridische grond wij ons baseren om de verwerking van uw persoonsgegevens rechtmatig te maken. We moeten dit doen voor elk van de in artikel 3 genoemde doeleinden.
  2. Voor het doeleinde onder (a) beroepen wij ons op uw toestemming. Voor het sturen van nieuwsbrieven, reclame, promoties en aanbiedingen zullen wij u steeds om uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming verzoeken, die u te allen tijde kunt intrekken. U kunt u uitschrijven in de e-mails die wij u versturen. Wanneer u ons op beurzen of evenementen uw visitekaartje geeft, gaan we ervan uit dat u expliciet instemt met het ontvangen van informatie over onze onderneming, producten en diensten.
  3. Voor het doeleinde onder (g) moeten wij uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 
  4. Voor de doeleinden onder (b) tot (f) verwerken wij uw persoonsgegevens omdat deze noodzakelijk zijn voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, die in dit geval betrekking hebben op:
  • het bewaken van het kwaliteitsniveau van onze websites en dienstverlening;
  • het op een normale en professionele wijze kunnen voeren van onze administratie en dienstverlening;
  • het verkrijgen van inzicht in de manier waarop de websites worden gebruikt;
  • onze commerciële belangen om onze klantenrelaties, activiteiten en diensten te verbeteren en uit te breiden;
  • ons belang in het kader van veiligheid en beveiliging;in staat zijn om zakelijke transacties af te sluiten.
     

5. ONTVANGERS EN DOORGIFTEN

Samengevat: Uw persoonsgegevens worden gedeeld met een beperkt aantal partijen, zoals onze eigen dienstverleners. In dit kader kunnen uw persoonsgegevens naar het buitenland gestuurd. In dit artikel leggen we uit naar wie we uw persoonsgegevens sturen en hoe we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens veilig worden bewaard wanneer ze naar het buitenland worden verzonden.
1. Uw persoonsgegevens kunnen worden verzonden naar de volgende categorieën van ontvangers:

  • Uzelf;
  • Onze partners, klanten en dienstverleners;
  • Onze aandeelhouders en potentiële kopers; 
  • Overheidsinstanties, gerechtelijke en andere bevoegde instanties.

2. Uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar derde landen als gevolg van het gebruik van bepaalde diensten van derde partijen die de hogergenoemde verwerkingen helpen faciliteren. ESAS doet het nodige opdat deze verwerkers de nodige waarborgen bieden met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Zo werden waar nodig de modelcontracten op basis van Europese Commissie – beslissing 2004/915/EC in plaats gesteld of vindt de datatransfer plaats naar een land dat geniet van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. 

6. HOE LANG HOUDEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BIJ?

Samengevat: Wij bewaren uw persoonsgegevens enkel voor zover en voor zolang als nodig om de in artikel 3 genoemde doeleinden te bereiken.
Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt zolang als nodig is om de in artikel 3 hierboven vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment dat u uw toestemming voor verwerking intrekt. Wij zullen uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, tenzij:

  • Er sprake is van een prevalerend belang van ESAS of van derden bij het identificeerbaar houden van uw persoonsgegevens;
  • Een wettelijke of regelgevende verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons belet de gegevens te de-identificeren. 
     

7. WELKE RECHTEN HEBT U?

Samengevat: U heeft recht van inzage, op rectificatie of op wissing van uw persoonsgegevens of op beperking van of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft ook recht op overdraagbaarheid van gegevens. In dit artikel leggen we uit hoe en onder welke voorwaarden u deze rechten kunt uitoefenen.
1. U heeft het recht om inzage te verkrijgen tot alle door ons verwerkte persoonsgegevens voor zover deze op u betrekking hebben. Wij behouden ons het recht voor om meerdere verzoeken van inzage te weigeren wanneer het verzoek duidelijk is ingediend om ons of anderen overlast of schade te berokkenen. 
2. U heeft het recht te vragen dat persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die onjuist zijn, kosteloos worden gerectificeerd. Indien om rectificatie wordt verzocht, moet dit verzoek vergezeld gaan van het bewijs dat de gegevens waarvoor om rectificatie wordt verzocht, onjuist of onvolledig zijn.
3. U heeft het recht om te verzoeken dat persoonsgegevens die op u betrekking hebben worden gewist als ze niet langer nodig zijn in het licht van de hierboven beschreven doeleinden. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot wissing door ons zal worden beoordeeld op basis van:

  • Onze eigen prevalerende belangen of die van derden;
  • Wettelijke of regelgevende verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die dergelijke wissing kunnen weerleggen.

In plaats van uw persoonsgegevens te wissen, kan u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien en wanneer u (a) de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is, (c) u op geldige wijze uw recht op verzet heeft uitgeoefend, of (d) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar u ze nodig heeft om u te verdedigen in gerechtelijke procedures.
4. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor de in artikel 3, onder (b) tot en met (f) vermelde doeleinden, maar u moet uw specifieke situatie waarop uw bezwaarschrift is gebaseerd, toelichten.
5. Indien artikel 4.2 van toepassing is, hebt u het recht om van ons in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm alle persoonsgegevens te verkrijgen die u ons hebt verstrekt.
6. Elk aan ons gericht verzoek kan via e-mail worden verstuurd naar privacy@esas.eu.   
Een e-mail met een verzoek om een recht uit te oefenen zal niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek. In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden aangegeven welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor worden vermeld, indien dat vereist is. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst.
Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien de aanvraag geldig blijkt, zullen wij u zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag daarvan op de hoogte stellen.
Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ESAS, kunt u altijd contact met ons opnemen via het e-mailadres vermeld in het eerste lid van dit artikel. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit.