Privacyverklaring

1Algemeen

 

1.1Inleiding

 

Dit privacybeleid vertelt u wat u van ESAS Groep (hierna: "ESAS", "wij", "ons", "onze") kunt verwachten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.

 

De verwerkingen vinden plaats in het kader van uw bezoek aan onze websites, uw klanten- of leveranciersrelatie met ons of uw communicatie met ons via onze websites, e-mail, telefoon, fax en sociale media.

 

Deze Privacyverklaring geeft u ook informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u ons uw persoonsgegevens verschaft op beurzen of evenementen waarop wij aanwezig zijn.
 

Als u algemene informatie wilt over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken via cookies, sociale media plug-ins en trackingpixels, raadpleeg dan ons cookiebeleid.

 

In wat volgt zullen we u vertellen waarom we uw gegevens verwerken, voor welk doel we ze verwerken, waarom u ze aan ons moet verstrekken en hoe lang we ze opslaan. We vermelden ook of er andere ontvangers van uw persoonlijke gegevens zijn, of we van plan zijn deze naar een ander land over te dragen en of we geautomatiseerde beslissingen nemen of gebruik maken van profilering.

 

Bij het verzamelen en gebruiken van deze gegevens is de organisatie onderworpen aan een verscheidenheid aan wetgeving die controleert hoe dergelijke activiteiten kunnen worden uitgevoerd en welke waarborgen er moeten worden ingebouwd om deze te beschermen.

 

Het doel van dit beleid is om de relevante wetgeving vast te leggen en de stappen te beschrijven die ESAS Groep onderneemt om ervoor te zorgen dat deze wetgeving wordt nageleefd.

 

Deze controle is van toepassing op alle systemen, mensen en processen die de informatiesystemen van de organisatie vormen, waaronder bestuursleden, directeuren, medewerkers, leveranciers en andere derden die toegang hebben tot ESAS Groep hun systemen.

 

 

 

 

1.2Identiteit

 

Deze Privacyverklaring geeft informatie met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ESAS Groep (hierna: "ESAS", "wij", "ons", "onze"), bestaande uit: :

 

  • People and Technology at Work NV
  • ES@S Professional Services BV
  • ES@S Field Services BV
  • ESAS 3Services NV
  • ESAS Infratechniek BV
  • ESAS Telecom NV
  • Teletronika NV

 

 

  • ESAS 3Services BV
  • Teletronika BV
  • Lomitel Zuid BV
  • Lomitel Detachering BV
  • TeleZuid BV
  • Spitters BV
  • Tikker BV
  • Voets Infra BV

 

 

 

 

 

 

  • ESAS Luxembourg SA

 

 

 

 

 

 

1.3Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

De Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming  (GDPR) is een van de belangrijkste wetgevingsteksten over de manier waarop wij verwerkingsactiviteiten uitvoeren.

 

GDPR werd in België omgezet door de 'Wet op de gegevensbescherming' van 30 juli 2018.

 

Er kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd als er sprake is van een inbreuk in het kader van GDPR, die bedoeld is om de persoonsgegevens van burgers van de Europese Unie te beschermen. Deze policy van ons zorgt ervoor dat onze naleving van GDPR en andere relevante wetgeving te allen tijde duidelijk en aantoonbaar is.

 

 

1.4Definities en principes

 

1.4.1Persoonlijke gegevens

 

Elke informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("betrokkene"); als identificeerbare natuurlijke persoon wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificatienummer of een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

 

1.4.2Verwerking

 

Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of reeksen van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens;

 

 

1.4.3Verwerkingsverantwoordelijke

 

De natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of andere instantie die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; indien het doel van en de middelen voor deze verwerking worden bepaald door het recht van de Unie of van de lidstaten, kan in het recht van de Unie of van de lidstaten in de voor de verwerking verantwoordelijke of in de specifieke criteria voor de benoeming van de verantwoordelijke worden voorzien;

 

 

1.4.4Fundamentele beginselen

 

Persoonsgegevens moeten:

 

a) worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is („rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie”);

 

b) voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt overeenkomstig artikel 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd („doelbinding”);

 

c) toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt („minimale gegevensverwerking”);

 

d) juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren („juistheid”);

 

e) worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; persoonsgegevens mogen voor langere perioden worden opgeslagen voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt overeenkomstig artikel 89, lid 1, mits de bij deze verordening vereiste passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen („opslagbeperking”);

 

f) door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging („integriteit en vertrouwelijkheid”).

 

 

De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van lid 1 en kan deze aantonen („verantwoordingsplicht”).

 

 

1.5Statement

 

Wij zullen ervoor zorgen dat het aan al deze principes voldoet, zowel bij de huidige verwerking als bij de invoering van nieuwe verwerkingsmethoden, zoals nieuwe IT-systemen.

 

 

2Data Transparency

 

2.1Welke soorten persoonsgegevens verwerken wij?

 

Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens die op u betrekking hebben die u ons zelf via onze website of andere communicatiekanalen verstrekt.

 

Wanneer u onze websites bezoekt, verzamelen en verwerken wij: 

  • Technische informatie met betrekking tot het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem, en
  • Informatie met betrekking tot uw surfgedrag, zoals de tijd die u op een pagina spendeert, welke links u aanklikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u een bepaalde pagina bezoekt.

 

Wanneer u een contactformulier invult of contact met ons opneemt, verzamelen en verwerken wij:

  • De persoonlijke identificatiegegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, werkgever en functie;
  • De inhoud van het bericht en de technische details ervan (met wie van ons u communiceert, de datum, het tijdstip enz.);
  • Eventuele andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt.

 

Wanneer u met ons een overeenkomst onderhandelt, afsluit en uitvoert, verzamelen en verwerken wij:

  • Uw persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, e-mailadres, werkgever en functie;
  • Uw handtekening;
  • Eventuele andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt gedurende de looptijd van de overeenkomst.

 

Wanneer u ons uw persoonsgegevens geeft op beurzen of evenementen waarop wij aanwezig zijn, verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • De basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie (d.w.z. wanneer dergelijke gegevens door u worden verstrekt of op uw visitekaartje worden vermeld);
  • Uw foto.

 

 

2.2Waarom (doel) verwerken wij uw persoonsgegevens?

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens om een aantal redenen, onder meer om u in staat te stellen onze websites te bezoeken en om met ons te communiceren. In dit artikel geven wij u een overzicht van alle redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken.
 

Wij verwerken uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

 

  • Om u op een persoonlijke en efficiënte manier de gevraagde informatie, producten en diensten te kunnen aanbieden;
  • Om statistische analyses uit te voeren en om onze websites en dienstverlening te kunnen verbeteren;
  • Om de overeenkomst waarbij u of uw onderneming of werkgever partij is te kunnen verwerken en uit te voeren, met inbegrip van de administratie daaromtrent;
  • Om onszelf en onze belangen te kunnen verdedigen in juridische procedures;
  • Voor veiligheidsredenen en om misbruik te kunnen detecteren, te vermijden en te rapporteren; 
  • Om elke derde op de hoogte te brengen in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of afsplitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd;
  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en aan elk geldig verzoek van politie, gerechtelijke of overheidsinstanties.

 

 

2.3Wat maakt de verwerking van uw persoonsgegevens rechtmatig?

 

De wet verplicht ons te verduidelijken op welke juridische grond wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken (bijv. uw toestemming). In dit artikel geven we per doel aan, zoals hierboven vermeld, welke rechtsgrond we gebruiken. 

 

De wetgeving inzake gegevensbescherming vereist dat wij u nauwkeurig aangeven op welke juridische grond wij ons baseren om de verwerking van uw persoonsgegevens rechtmatig te maken. We moeten dit doen voor elk van de in artikel 3 genoemde doeleinden.

 

Voor het doeleinde onder (a) beroepen wij ons op uw toestemming. Voor het sturen van nieuwsbrieven, reclame, promoties en aanbiedingen zullen wij u steeds om uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming verzoeken, die u te allen tijde kunt intrekken. U kunt u uitschrijven in de e-mails die wij u versturen. Wanneer u ons op beurzen of evenementen uw visitekaartje geeft, gaan we ervan uit dat u expliciet instemt met het ontvangen van informatie over onze onderneming, producten en diensten.

 

Voor het doeleinde onder (g) moeten wij uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 

 

Voor de doeleinden onder (b) tot (f) verwerken wij uw persoonsgegevens omdat deze noodzakelijk zijn voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, die in dit geval betrekking hebben op:

 

  • het bewaken van het kwaliteitsniveau van onze websites en dienstverlening;
  • het op een normale en professionele wijze kunnen voeren van onze administratie en dienstverlening;
  • het verkrijgen van inzicht in de manier waarop de websites worden gebruikt;
  • onze commerciële belangen om onze klantenrelaties, activiteiten en diensten te verbeteren en uit te breiden;
  • ons belang in het kader van veiligheid en beveiliging;in staat zijn om zakelijke transacties af te sluiten.

 

 

2.4Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

 

Wij verkopen de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet aan derden noch geven wij deze aan hen vrij, behoudens de gevallen omschreven in dit privacybeleid of zoals u ten tijde van de verzameling werd meegedeeld.

 

Wij mogen persoonsgegevens delen met verbonden entiteiten of met derde partijen die, voor onze rekening aan gegevensverwerking doen. Wanneer deze dienstverrichters, voor onze rekening, handelen als gegevensverwerker wordt door ons niet toegestaan dat zij deze gegevens gebruiken of bekend maken op een wijze die niet overeenstemt met de gevallen omschreven in dit privacybeleid. Wij vereisen van deze gegevensverwerkers dat zij de privacy en de veiligheid waarborgen van de persoonsgegevens die zij namens ons verwerken.

 

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekend maken:

 

  • wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons daartoe verplicht;
  • wanneer rechtshandhavingsautoriteiten of andere overheidsambtenaren ons daartoe verplichten;
  • wanneer wij van oordeel zijn dat de bekendmaking van deze gegevens noodzakelijk en geschikt is om de lichamelijke integriteit of enige financiële schade te voorkomen, of (iv) in verband met een onderzoek naar vermoedelijke of actuele frauduleuze en illegale activiteiten.

 

 

Wij behouden ons het recht voor om persoonsgegevens over te dragen in het geval wij een deel of het geheel van onze onderneming of van ons vermogen zouden verkopen. Indien een dergelijke verkoop zich voordoet, zullen wij alle redelijke maatregelen treffen om de verkrijger aan te zetten tot een correcte verwerking van de aan ons verstrekte persoonsgegevens en dit op een manier die overeenstemt met ons privacybeleid.

 

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met een beperkt aantal partijen, zoals onze eigen dienstverleners. In dit kader kunnen uw persoonsgegevens naar het buitenland gestuurd. In dit artikel leggen we uit naar wie we uw persoonsgegevens sturen en hoe we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens veilig worden bewaard wanneer ze naar het buitenland worden verzonden.
 

Uw persoonsgegevens kunnen worden verzonden naar de volgende categorieën van ontvangers:

Uzelf;

 

  • Onze partners, klanten en dienstverleners;
  • Onze aandeelhouders en potentiële kopers; 
  • Overheidsinstanties, gerechtelijke en andere bevoegde instanties.

 

 

Uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar derde landen als gevolg van het gebruik van bepaalde diensten van derde partijen die de hogergenoemde verwerkingen helpen faciliteren. ESAS doet het nodige opdat deze verwerkers de nodige waarborgen bieden met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Zo werden waar nodig de modelcontracten op basis van Europese Commissie – beslissing 2004/915/EC in plaats gesteld of vindt de datatransfer plaats naar een land dat geniet van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. 

 

 

2.5Hoe lang houden wij uw persoonsgegevens bij?

 

Wij bewaren uw persoonsgegevens enkel voor zover en voor zolang als nodig om de in artikel 3 genoemde doeleinden te bereiken.
 

Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt zolang als nodig is om de in artikel 3 hierboven vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment dat u uw toestemming voor verwerking intrekt. Wij zullen uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, tenzij:

 

  • Er sprake is van een prevalerend belang van ESAS of van derden bij het identificeerbaar houden van uw persoonsgegevens;
  • Een wettelijke of regelgevende verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons belet de gegevens te de-identificeren. 

 

 

 

3Data Management

 

3.1Rechten van de betrokkenen

 

De betrokkene heeft ook rechten op grond van GDPR. Deze bestaan uit:

 

  • het recht op informatie
  • het recht op toegang
  • het recht op correctie
  • het recht om te wissen
  • het recht om de verwerking te beperken
  • het recht op gegevensportabiliteit
  • het recht om bezwaar aan te tekenen

 

 

3.2Recht op toegang, correctie, wissen en portabiliteit

 

Volgens de wet kunt u ons vragen welke informatie wij over u bewaren en u kunt ons vragen deze informatie te corrigeren als deze onjuist is.

 

Als wij uw persoonlijke gegevens verwerken om redenen van toestemming of om een contract uit te voeren, kunt u ons vragen om u een kopie van de informatie in een machinaal leesbare vorm te geven, zodat u deze aan een andere aanbieder kunt doorgeven.

 

Als wij uw persoonlijke gegevens verwerken om redenen van toestemming of rechtmatig belang, kunt u vragen om uw gegevens te wissen.

 

 

3.3Recht op beperking of bezwaar

 

De betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op de volgende rechtsgronden:

 

  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag die aan de verwerkingsverantwoordelijke wordt toevertrouwd
  • In het kader van de rechtmatige belangen van de verwerkingsverantwoordelijke

 

 

Nadat een bezwaar werd gemaakt, moeten wij de gronden waarop de verwerking is gebaseerd rechtvaardigen en de verwerking opschorten totdat dit is gebeurd. Wanneer de persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing hebben wij geen andere keuze dan de gegevens niet meer te verwerken.

 

 

3.4Toestemming

 

De betrokkene heeft het recht om zijn toestemming in te trekken wanneer de rechtsgrondslag voor de verwerking van zijn persoonsgegevens die van de toestemming is (d.w.z. dat de verwerking niet gebaseerd is op een andere rechtvaardiging die door de GDPR is toegestaan, zoals contractuele of wettelijke verplichting).

 

Alvorens de persoonsgegevens van de betrokkene van verwerking uit te sluiten, moet worden bevestigd dat toestemming inderdaad de basis van de verwerking is. Zo niet, dan kan het verzoek worden afgewezen op grond van het feit dat voor de verwerking geen toestemming van de betrokkene vereist is. Anders moet het verzoek worden ingewilligd.

 

Wanneer de toestemming betrekking heeft op een kind (in België gedefinieerd door de leeftijd van - 13 jaar)) moet het geven of intrekken van de toestemming worden goedgekeurd door de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt.

 

 

4Data Governance

 

Wij beschikken over doeltreffende technische, organisatorische en fysieke waarborgen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongewilde of onrechtmatige vernietiging, ongewenst verlies, onbevoegde wijziging, bekendmaking of toegang, tegen misbruik en enige andere onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben.

 

De genomen veiligheidsmaatregelen variëren naargelang het type van gegevens dat werd verwerkt en hoe deze werden verzameld en/of bewaard. Wanneer u online bepaalde persoonsgegevens verstrekt, gebruiken wij de Secure Socket Layer (SSL) technologie die voldoet aan de industriële norm voor encryptie op het internet. Deze technologie beschermt de door u verstrekte persoonsgegevens doordat zij alle gegevens die van uw computer worden verstuurd naar onze server, ontoegankelijk maakt. Wij gebruiken ook digitale certificaten om u ervan te verzekeren dat u verbonden bent met beveiligde kanalen.

 

De volgende acties worden ondernomen om ervoor te zorgen dat wij ten allen tijde voldoen aan het accountability principe van de GDPR:

 

  • De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is duidelijk en ondubbelzinnig.
  • Er wordt een externe functionaris voor gegevensbescherming aangesteld met een specifieke verantwoordelijkheid voor de gegevensbescherming in de organisatie.
  • Alle medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens begrijpen hun verantwoordelijkheid voor het volgen van goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming.
  • Alle medewerkers hebben een opleiding op het gebied van gegevensbescherming gekregen.
  • De regels betreffende de toestemming worden gevolgd
  • De betrokkenen die hun rechten met betrekking tot persoonsgegevens wensen uit te oefenen, kunnen gebruik maken van de beschikbare procedures en dergelijke verzoeken om inlichtingen worden op doeltreffende wijze behandeld.
  • De procedures met betrekking tot persoonsgegevens worden regelmatig herzien.
  • Privacy by design wordt overgenomen voor alle nieuwe of gewijzigde systemen en processen.
  • De volgende documentatie van de verwerkingsactiviteiten wordt geregistreerd:
  • Naam van de organisatie en relevante gegevens
  • Doel van de verwerking van persoonsgegevens
  • Categorieën van personen en verwerkte persoonsgegevens
  • Categorieën van ontvangers van persoonsgegevens
  • Overeenkomsten en mechanismen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar niet-EU-landen, met inbegrip van bijzonderheden over de bestaande controles.
  • Schema's voor het bewaren van persoonlijke gegevens
  • Relevante technische en organisatorische controles zijn van kracht.

 

 

Deze acties worden regelmatig geëvalueerd.

 

 

5Vragen of klachten i.v.m. ons privacybeleid?

 

Heb je ons privacybeleid volledig doorgenomen, maar nog geen antwoord op je vraag gevonden? Stel je vraag in verband met persoonsgegevens dan via privacy@esas.eu . Daar zullen wij je vraag zo snel mogelijk beantwoorden.

 

Bovendien heeft ESAS Groep ook een Data Protection Officer (DPO). Deze persoon waakt over de bescherming van je gegevens bij ESAS Groep. Onze DPO staat je graag te woord via privacy@esas.eu .

 

Als je geen antwoord krijgt na een vraag of klacht aan ons adres, kan ook je een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteiten.

 

In België is dit de “Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)”. Meer informatie daarover vind je terug op hun website (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

 

In Nederland is dit de “Autoriteit Persoonsgegevens (AP)”. Meer informatie daarover vind je terug op hun website (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

 

In Luxemburg is dit de “National Commission for Data Protection (CNPD)”. Meer informatie daarover vind je terug op hun website (https://cnpd.public.lu).

 

 

6Kan ons privacybeleid veranderen?

Dit beleid is opgemaakt/aangepast op 31/12/2020.

Dit privacybeleid kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Dat betekent dat wij voortdurend op zoek gaan naar een betere dienstverlening op jouw maat. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we je gegevens op een andere manier zullen verzamelen of willen gebruiken. Natuurlijk laten we je weten wanneer er belangrijke wijzigingen zijn, en vragen we je toestemming als dat nodig is.